Ongelma
Rakennusliikkeen johtaja järjestelee rakennusprojektitiedostoja. Osa tiedostoista on insinöörien käyttöön tarkoitettuja piirustuksia- ja projektiselostuksia, osa ainoastaan johtoportaalle tarkoitettuja luottamuksellisia hinta- ja rahoitustietoja. Piirustuksia ja projektiselostuksia sisältävät tiedostot on tämän vuoksi kopioitava erilliseen kansioon. Toisaalta rakennuspiirustuksiin ja selvityksiin tulee asiakkaiden haluamia muutoksia, joten tiedostoja on pystyttävä myös päivittämään.
Ratkaisu
Piirustukset ja projektiselostukset kopioidaan julkaisemiskansioon. Näitä tiedostoja tarkastelevilla insinööreillä on tietokoneissaan samat ohjelmat, joilla tiedostot on alun perin tehty, joten muuntamista HTML-muotoon ei tarvita.
Johtaja asentaa PWS:n tietokoneeseen, luo projektille kotisivun ohjatun toiminnon avulla ja kopioi haluamansa tiedostot julkaisemiskansioon ohjatun julkaisutoiminnon avulla. Tiedostoihin viittaavat linkit tulevat automaattisesti kotisivulle. Tiedostot on helppo päivittää ohjattuun toimintoon sisältyvän päivitystoiminnon avulla. Lopuksi johtaja lähettää insinööreille Web-sivuston osoitteen sähköpostissa.
Insinöörit voivat nyt tarkastella julkaisemiskansion teknisiä tiedostoja alkuperäismuodossa selaimella, esimerkiksi Microsoft Internet Explorer 3.0:lla tai uudemmalla versiolla. Muiden projektikansioiden tiedostoja insinöörit eivät näe, sillä nämä kansiot eivät ole jaettuja. Julkaisemiskansiossa on vain lukuoikeudet, joten insinöörit eivät voi tehdä muutoksia tarkastelemiinsa tiedostoihin.